Ein gut geplantes Treffen ist immer ideal, aber es ist nicht immer möglich. Oft sind spontane Zusammenarbeit und schnelle Entscheidungen erforderlich, um eine dringende Situation zu bewältigen. In diesem Fall müssen Sie eine Ad-hoc-Besprechung organisieren.
Ad-hoc-Besprechungen unterscheiden sich von regelmäßigen Besprechungen und erfordern einen etwas anderen Ansatz. In diesem Blog gehen wir auf die Unterschiede zwischen Ad-hoc-Besprechungen und regulären Besprechungen ein und erläutern, wie man erkennt, wann eine Ad-hoc-Besprechung erforderlich ist und wie man eine effiziente Last-Minute-Besprechung durchführt.
Eine Ad-hoc-Besprechung unterscheidet sich von einer regulären Besprechung, da es sich um eine Besprechung handelt, die nicht geplant wurde. Sie wird wegen einer unvorhergesehenen Situation abgehalten, die sofortige Aufmerksamkeit erfordert.
Einer der Unterschiede zwischen einer Ad-hoc-Sitzung und einer regulären Sitzung besteht also darin, dass sie eine informellere Tagesordnung haben kann. Die Teilnehmer und der Organisator hatten nicht so viel Zeit für die Vorbereitung, wie sie es normalerweise für eine Sitzung haben, so dass sie möglicherweise spontan denken müssen. Bei einer Ad-hoc-Sitzung müssen Entscheidungen in der Regel schnell getroffen und umgesetzt werden, während bei einer regulären Sitzung etwas mehr Zeit für die Umsetzung von Maßnahmen zur Verfügung steht.
Eine Ad-hoc-Sitzung in letzter Minute sollte nur dann einberufen werden, wenn dies unbedingt erforderlich ist. Wenn Sie Menschen ohne Vorwarnung in eine Besprechung ziehen, wird ihr Tag unterbrochen, und es kann eine Weile dauern, bis die Menschen nach der Besprechung wieder in ihren Fluss kommen, egal wie kurz sie ist.
Wo immer möglich, sollten Sie versuchen, die Teilnahme an einer Besprechung rechtzeitig anzukündigen. Es wird jedoch Situationen geben, in denen dies einfach nicht möglich ist und eine Ad-hoc-Sitzung erforderlich wird. Dabei kann es sich um eine Notsituation handeln oder um eine sich bietende Gelegenheit, die eine kurze Frist hat und sofortiges Handeln erfordert. Es könnte sein, dass die Teammitglieder sofort ein Feedback geben müssen oder dass dringende Aktualisierungen zu einem Projekt erforderlich sind. Möglicherweise herrscht Unklarheit darüber, was vom Team verlangt wird, und eine Besprechung ist notwendig, um Klarheit zu schaffen, damit die Teilnehmer ihre Arbeit mit klaren Zielen fortsetzen können.
Auch in diesen Situationen sollten Sie überlegen, ob eine Besprechung die beste Lösung ist. Es kann sein, dass eine E-Mail oder ein Telefonat mit nur einem oder zwei Teilnehmern ausreicht. Manchmal ist die Angelegenheit zu komplex, um sie per E-Mail zu besprechen, oder es sind zu viele Personen beteiligt - in diesem Fall kann eine Besprechung die Lösung sein.
Sie sollten auch die Auswirkungen einer Besprechung in letzter Minute abwägen und die Kosten gegen den Nutzen abwägen. Es ist nie ideal, den Arbeitstag eines Mitarbeiters zu stören, aber es kann besser sein, dies zu tun, als die Besprechung gar nicht abzuhalten.
Ad-hoc-Besprechungen befassen sich in der Regel mit dringenden Bedürfnissen, daher ist es wichtig, dass sie effizient durchgeführt werden.
Auch wenn für eine Ad-hoc-Besprechung nur wenig Vorbereitungszeit zur Verfügung steht, ist es dennoch wichtig, klare Besprechungsziele festzulegen. Diese Ziele können kurz und bündig sein, aber wenn sie festgelegt sind, können sich alle darauf konzentrieren, was zu produktiveren Ergebnissen führt.
Sobald Sie die Ziele festgelegt haben, können Sie eine Tagesordnung aufstellen. Diese kann informeller sein als eine übliche Tagesordnung, sollte aber dennoch die wichtigsten Punkte abdecken. Wenn möglich, sollten diese Informationen vor der Sitzung an die Teilnehmer verteilt werden - selbst wenn sie etwa 10 Minuten vorher verschickt werden, können sich die Teilnehmer ein wenig vorbereiten und sich Gedanken darüber machen, was erforderlich ist. Dies kann dazu beitragen, wertvolle Zeit in der Besprechung selbst zu sparen.
Eine Ad-hoc-Besprechung in letzter Minute wird wahrscheinlich den Tagesablauf der Teilnehmer stören. Sie sollten also versuchen, diese Störung zu minimieren, indem Sie nur die wichtigsten Interessengruppen einladen. Es sollten nur die Personen teilnehmen, die direkt mit der Situation zu tun haben und/oder über das nötige Wissen und die Erfahrung in dieser Angelegenheit verfügen.
Manchmal ist es am besten, auch Personen einzubeziehen, die von den in der Sitzung getroffenen Entscheidungen betroffen sein werden, aber das ist nicht immer möglich. Es könnte praktischer sein, nur die Teamleiter einzuladen und sie Informationen und Aktionen an ihr Team verteilen und delegieren zu lassen, sobald die Entscheidungen getroffen wurden.
Die Zeit wird während der Besprechung wahrscheinlich knapp sein. Daher ist es wichtig, dass die Diskussionen zielgerichtet geführt werden und auf dem richtigen Weg bleiben. Sie sollten sich an der Tagesordnung orientieren, um sicherzustellen, dass alles, was besprochen werden muss, auf möglichst effiziente Weise behandelt wird. Wenn Gespräche abschweifen, sollten Sie die Teilnehmer wieder zur Tagesordnung zurückführen.
Manchmal ergibt sich ein Gespräch, das zwar wertvoll sein könnte, aber für das aktuelle Thema nicht ganz relevant ist. Notieren Sie in diesem Fall, was gesagt wurde, und organisieren Sie ein weiteres Treffen oder ein informelles Telefongespräch, um die Diskussion zu einem späteren Zeitpunkt fortzusetzen.
Auch wenn eine Ad-hoc-Sitzung in letzter Minute kurz und bündig sein sollte, sollten Sie die Teilnehmer zur Teilnahme ermutigen. Wenn Sie in der Besprechung nicht zusammenarbeiten müssen, gibt es vielleicht keinen Grund, die Besprechung abzuhalten, und eine informative E-Mail ist vielleicht besser.
Um die Zusammenarbeit zu fördern, sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Besprechungsraum über die notwendigen Kommunikationsmittel verfügt. Dazu gehören Flipcharts, Whiteboards, und sogar eine Projektionsfläche, wenn Sie etwas für alle sichtbar machen wollen, z. B. eine Website oder ein Analysetool. Sie sollten sich Notizen machen, die für alle sichtbar sind und auf die sie während der Besprechung Bezug nehmen können, damit sie die Ideen der anderen Teilnehmer aufgreifen können.
Bei den meisten Besprechungen ist es wichtig, sich an die geplante Zeit zu halten, aber bei Ad-hoc-Besprechungen ist dies noch wichtiger. Eine Last-Minute-Besprechung sollte pünktlich beginnen und enden, damit der Tagesablauf der Teilnehmer so wenig wie möglich gestört wird.
Die Einhaltung der vorgegebenen Zeit trägt ebenfalls dazu bei, dass die Besprechung konzentriert abläuft. Wenn Sie streng auf die Einhaltung der Zeit achten, wird Ihnen bewusster, dass Sie sich an die Tagesordnung halten und schnelle Entscheidungen treffen müssen. Sie sollten entweder sich selbst oder einen anderen Teilnehmer mit der Aufgabe betrauen, die Zeit im Auge zu behalten und die Teilnehmer behutsam daran zu erinnern, wenn die Dinge länger dauern als geplant.
Um eine produktive Ad-hoc-Sitzung durchzuführen, sollte ein Teilnehmer während der gesamten Sitzung Notizen machen. Darin sollten die Maßnahmen, die Zuständigkeiten und die Fristen für die einzelnen Maßnahmen aufgeführt sein. Eine Aufzeichnung über das, was gesagt und beschlossen wurde, bedeutet, dass die Teilnehmer nach dem Ende der Besprechung etwas zum Nachschlagen haben, damit sie genau wissen, was von ihnen verlangt wird.
Sie sollten die Notizen nach dem Ende der Besprechung verschicken und sicherstellen, dass sie an alle Anwesenden gehen. Wenn andere Teammitglieder, die nicht anwesend waren, jetzt Verantwortung tragen, sollten Sie auch dafür sorgen, dass sie in die Kommunikation einbezogen werden.
Sie könnten auch die nächsten Schritte festlegen, um die in der Sitzung getroffenen Entscheidungen und festgelegten Maßnahmen weiterzuverfolgen. Möglicherweise wird in Zukunft eine andere, geplante Sitzung erforderlich sein, oder vielleicht sind Projektberichte besser geeignet.
Zu wissen, wie man eine Ad-hoc-Sitzung plant und organisiert, ist wertvolles Wissen. Jetzt wissen Sie, wie Sie vorgehen müssen, wenn eine spontane Situation auftritt, die dringende Aufmerksamkeit erfordert, und Sie werden in der Lage sein, schnell und effizient zu handeln.
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