Eine wirksame Nachbereitung einer Sitzung ist ein wichtiges Mittel, um sicherzustellen, dass Entscheidungen und Pläne weitergegeben und Maßnahmen abgeschlossen werden. Im Folgenden erklären wir, warum die Nachbereitung einer Besprechung so wichtig ist und wie Sie sie richtig und erfolgreich durchführen können.
In einer Besprechung kann viel besprochen werden. Durch die Nachbereitung der Besprechung wird ein Protokoll erstellt, auf das die Teilnehmer zurückgreifen können, so dass sie sich darüber im Klaren sind, was besprochen wurde und welche Maßnahmen aus der Besprechung resultierten.
Ohne eine Nachbereitung der Besprechung könnten wichtige Details vergessen und vereinbarte Aufgaben nicht erledigt werden. Dies könnte sich negativ auf die Produktivität und sogar auf den Ruf der Marke auswirken.
Eine Nachbereitung des Treffens kann auch für alle nützlich sein, die nicht an der Sitzung teilnehmen konnten. So können sie herausfinden, was besprochen wurde, und verfügen über alle relevanten Informationen, die sie benötigen.
Eine E-Mail zur Nachbereitung der Besprechung kann auch dazu dienen, den Fortschritt der Maßnahmen zu verfolgen und Rückmeldungen zu geben, wenn Aufgaben erledigt wurden oder es zu Verzögerungen kam.
Um eine effektive Nachbereitung der Besprechung zu ermöglichen, sollten Sie einige Schritte während der Besprechung selbst unternehmen.
Eine Person in der Besprechung zu bestimmen, die ein Protokoll führt, ist ein nützliches Instrument für die Nachbereitung einer Besprechung. Wenn Sie regelmäßig Besprechungen abhalten, können Sie entweder den Protokollführer wechseln oder jedes Mal eine Person mit der Protokollführung beauftragen. Es kann hilfreich sein, wenn die betreffende Person schon einmal ein Protokoll geführt hat, damit sie weiß, wie man am besten protokolliert und was darin enthalten sein sollte.
Das Protokoll sollte zusammenfassen, welche Themen besprochen wurden, wer was gesagt hat, welche Maßnahmen festgelegt wurden und welche Fristen vermerkt wurden. Wenn es eine Tagesordnung gibt, kann diese als Vorlage für die Notizen verwendet werden, damit klar ist, was wann besprochen wurde.
Das Protokoll kann in einer Follow-up-E-Mail nach der Sitzung enthalten sein, aber es sollte nicht der einzige Inhalt sein. Sie können zwar als Nachschlagewerk nützlich sein, enthalten aber möglicherweise zu viele Informationen für jeden Sitzungsteilnehmer, und wichtige Maßnahmen können verloren gehen.
Es ist ein wichtiger Bestandteil jeder Besprechung, Aktionen klar zu identifizieren und jeder Aktion einen Verantwortlichen zuzuweisen, damit die Teilnehmer wissen, wofür sie nach der Besprechung verantwortlich sind.
Wenn in einer Besprechung potenzielle Aktionen auftauchen, besprechen Sie, was geschehen muss und bis wann es geschehen muss. Bestimmen Sie die beste Person, die die Verantwortung für jede Aktion übernimmt, und stellen Sie sicher, dass sie versteht, was von ihr verlangt wird.
Es kann sein, dass eine Aktion mehrere Personen erfordert, um sie durchzuführen. Auch in diesem Fall sollten Sie nur einen Eigentümer zuweisen. Dies erleichtert die Nachverfolgung der Maßnahme und hilft, Verwirrung und Doppelarbeit zu vermeiden.
Manchmal ist die Person, die am besten für eine Maßnahme geeignet ist, nicht bei der Besprechung anwesend. In diesem Fall sollten Sie eine Person damit beauftragen, dem Einzelnen mitzuteilen, was erforderlich ist.
Oft werden Sie in Besprechungen Whiteboards oder ein Flipchart für Notizen und Brainstorming. Diese können in der Sitzung hilfreich sein, da sie jedem die Möglichkeit geben, klar zu sehen, was besprochen wird.
Es ist jedoch wichtig, dass alle Notizen, die gemacht werden, nach der Sitzung in einer Nachbereitung weitergegeben werden können. Andernfalls haben Sie möglicherweise nützliche und wichtige Notizen und Ideen gemacht, die nach der Besprechung verloren gehen und vergessen werden.
Sie können Fotos von Notizen machen, die Sie auf Whiteboards gemacht haben, und diese dann in einer E-Mail nach der Besprechung weitergeben. Wenn die Notizen nicht deutlich genug sind, können Sie auch Fotos machen und dann jemanden beauftragen, die Informationen in ein Dokument zu übertragen. Dies kann bei Brainstormings hilfreich sein, da Sie den visuellen Fluss beibehalten und gleichzeitig sicherstellen können, dass jedes Wort lesbar ist.
Am Ende der Besprechung sollten Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um kurz zusammenzufassen, was besprochen und beschlossen wurde, sowie die Maßnahmen. Teilen Sie den Teilnehmern mit, wie und wer die Sitzung nachbereiten wird und wann sie mit der Nachbereitung rechnen können.
Einer der wichtigsten Teile der Nachbereitung einer Sitzung ist die Erstellung eines Aktionsplans. Sie sollten die Gesprächsnotizen als Grundlage für die Erstellung Ihres Aktionsplans verwenden. Aus diesem Dokument geht genau hervor, welche Maßnahmen zu ergreifen sind, wer dafür verantwortlich ist und in welchem Zeitrahmen sie in Angriff genommen und abgeschlossen werden müssen.
Sie können den Aktionsplan auch verwenden, um die Maßnahmen zu kategorisieren und festzustellen, welche davon dringend und welche weniger dringend sind. Es kann hilfreich sein, das Dokument kollaborativ zu gestalten, so dass die Teilnehmer es während des gesamten Projekts mit dem Status ihrer Aktionen aktualisieren können.
Sobald Sie das Sitzungsprotokoll und den Aktionsplan haben, müssen Sie die Nachbereitung teilen. Die gängigste Art, dies zu tun, ist das Versenden einer Follow-up-E-Mail zur Besprechung. Wenn die Besprechung mit einem laufenden Projekt zusammenhängt, könnte es hilfreich sein, einen eigenen Nachrichtenkanal auf Slack oder Teams einzurichten und diesen für die gesamte Kommunikation, einschließlich der Nachbereitung der Besprechung, zu nutzen.
Sie sollten die Nachbereitung der Besprechung so bald wie möglich nach der Besprechung versenden - in der Regel innerhalb von 24-48 Stunden, damit das Protokoll und andere Dokumente vorbereitet werden können.
Die Nachbereitung einer Besprechung sollte an alle Personen geschickt werden, die an der Besprechung teilgenommen haben, sowie an alle anderen relevanten Parteien, die entweder nicht teilnehmen konnten oder nicht teilgenommen haben, aber nun an einer Aktion beteiligt sein könnten.
Die Nachbereitung der Besprechung sollte das Besprechungsprotokoll und den Aktionsplan enthalten. Sie sollten auch eine kurze Zusammenfassung der Sitzung beifügen, um die Erinnerung der Teilnehmer an das Besprochene aufzufrischen und diejenigen zu informieren, die nicht anwesend waren. Wenn Sie sich Notizen auf einem Whiteboard gemacht haben, fügen Sie auch die Fotos oder die Dokumentversion dieser Notizen bei. Wenn die Besprechung eine Präsentation beinhaltete, kann es auch hilfreich sein, die Folien anzuhängen.
Betreff: Nachbereitung von [Besprechungsthema]
Liebes Team,
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, an unserer heutigen Besprechung teilzunehmen. Ich danke Ihnen für Ihre harte Arbeit und Ihre Bemühungen, das Treffen produktiv zu gestalten.
Im Anschluss an die Sitzung möchte ich die wichtigsten Punkte, die diskutiert wurden, zusammenfassen:
[Aufzählung der wichtigsten Diskussionspunkte]
Die folgenden Maßnahmen wurden beschlossen:
[Aufzählung der Aktionen und der Verantwortlichen für die Aktionen]
Ich habe ein Dokument mit einem Aktionsplan beigefügt, der uns bei der Durchführung dieser Aktionen helfen soll. [Dieses Dokument ist gemeinschaftlich und wird in [Ordner] gespeichert] Bitte verwenden Sie diesen Aktionsplan, um alle über den Fortschritt Ihrer Aktionen auf dem Laufenden zu halten. Wenn Sie bei der Durchführung der Maßnahmen auf Probleme stoßen, lassen Sie es mich bitte wissen, damit wir das Team auf dem Laufenden halten können.
Zu Ihrer Information habe ich auch das Protokoll und andere Dokumente, die unser Treffen unterstützt haben, beigefügt.
Unser nächstes Treffen findet am [Datum] statt, und ich freue mich darauf, Sie alle dann zu sehen.
Mit freundlichen Grüßen,
[Name]
Es ist wichtig, dass Sie Ihre Nachbereitung des Treffens nicht einfach abschicken und sich erst beim nächsten Treffen wieder melden, vor allem, wenn zwischen den Treffen eine große Pause liegt. Behalten Sie im Auge, was mit Ihrem Aktionsplan geschieht.
Wenn es so aussieht, als ob die Dinge nicht in der vereinbarten Zeit erledigt werden, wenden Sie sich an Ihre Kollegen, um zu sehen, ob es ein Problem gibt. Es kann sein, dass sie mit einem Hindernis konfrontiert sind, das den Beitrag des restlichen Teams erfordert, oder dass sie einfach vergessen haben, das Dokument zu aktualisieren. Helfen Sie ihnen, das Problem zu lösen, und sorgen Sie dafür, dass das gesamte Projektteam auf dem Laufenden gehalten wird.