So wie sich unsere Arbeitswelt verändert hat, haben sich auch verschiedene alltägliche Tätigkeiten weiterentwickelt. Hybride Meetings sind heute gang und gäbe, da hybrides Arbeiten für viele Bürounternehmen zur Norm geworden ist.
Ein hybrides Meeting kombiniert sowohl persönliche als auch virtuelle Elemente. Bei einer hybriden Besprechung sind einige Teilnehmer physisch an einem bestimmten Ort anwesend, z. B. in einem Konferenzraum, einem Büro oder einem Veranstaltungsort, während andere über verschiedene Kommunikationstechnologien, z. B. Videokonferenzsoftware oder Telekonferenztools, teilnehmen. Dieses Format ermöglicht eine Mischung aus persönlicher Besprechung Interaktion und virtueller Teilnahme.
In diesem Blog werden wir uns mit hybriden Besprechungen befassen und ihre Kernelemente, die Vorteile und Tipps für die Durchführung Ihrer eigenen Besprechungen betrachten.
Nachfolgend geben wir einen Überblick über die wichtigsten Komponenten eines hybriden Meetings:
Dies sind die Teilnehmer, die physisch an einem bestimmten Meetingort anwesend sind. Sie können an traditionellen persönlichen Interaktionen mit anderen Teilnehmern im selben Raum teilnehmen.
Dies sind Ihre Teilnehmer, die aus der Ferne an der Besprechung teilnehmen, in der Regel über Videokonferenzen, Audiokonferenzen oder andere virtuelle Kommunikationsmittel. Sie können von ihrem eigenen Standort aus an den Diskussionen, Präsentationen und Aktivitäten des Treffens teilnehmen und sich genauso einbringen wie die Teilnehmer vor Ort. Sie sind jedoch über einen Bildschirm oder ein Telefon anwesend.
Hybride Meetings basieren auf umfassenden Technologielösungen, die die Kommunikation zwischen anwesenden und entfernten Teilnehmern erleichtern. Dazu können Videokameras, Mikrofone, Lautsprecher und Software für die Zusammenarbeit gehören, um die Kluft zwischen den beiden Gruppen zu überbrücken.
Genau wie bei einer normalen Besprechung ist die gemeinsame Nutzung einer Besprechungsagenda und aller anderen relevanten Dokumente wichtig. Um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer Zugang zu denselben Informationen haben, werden diese in der Regel digital zur Verfügung gestellt.
Wenn Sie hybride Meetings abgehalten haben, werden Sie verstehen, dass es verschiedene Engagement-Strategien gibt, die in der Praxis eingesetzt werden können. Es ist wichtig, dass sich die Teilnehmer aus der Ferne genauso einbezogen fühlen und aktiv teilnehmen wie diejenigen, die physisch anwesend sind.
Die Planung ist für ein erfolgreiches hybrides Meeting entscheidend. Die Wahl der richtigen Technologie, die Terminplanung, die Berücksichtigung der Zeitzone und die gemeinsame Nutzung von Inhalten - all das muss berücksichtigt werden.
Nachdem wir nun die verschiedenen Elemente kennen, die ein Hybrid-Meeting ausmachen, werden Sie wahrscheinlich wissen wollen, warum sich der Aufwand lohnt. Im Folgenden werden einige der Vorteile von hybriden Sitzungen genannt.
Hybride Sitzungen ermöglichen es, dass Teilnehmer von verschiedenen Orten aus teilnehmen können, was den Zugang für Menschen erleichtert, die möglicherweise Schwierigkeiten haben, persönlich teilzunehmen. Dazu gehören Personen mit körperlichen Behinderungen, Personen an abgelegenen Orten oder Personen, die aus Zeit- oder Kostengründen nicht reisen können.
Hybride Meetings können sowohl für Unternehmen als auch für Einzelpersonen kostengünstig sein. Die Teilnehmer können bei den Bahntarifen und dem Benzin sparen, während die Unternehmen keine Kosten für Hotelaufenthalte und die Anmietung größerer Tagungsräume tragen müssen.
Eingeladene Tagungsteilnehmer können flexibel wählen, ob sie persönlich oder virtuell teilnehmen. Diese Autonomie kann zu höheren Teilnahmequoten führen, da die Teilnehmer so teilnehmen können, wie es ihnen am besten passt.
Hybride Sitzungen können ein größeres Publikum anziehen, da sie nicht auf diejenigen beschränkt sind, die an einem bestimmten Ort teilnehmen können. Diese größere Reichweite kann für Konferenzen, Seminare und Veranstaltungen von Vorteil sein, bei denen ein globales Publikum erreicht werden soll.
Da weniger Teilnehmer reisen müssen, können hybride Meetings zu einer Reduzierung der Treibhausgasemissionen und der Umweltbelastung beitragen. Wenn Sie zu den Unternehmen gehören, denen die Erreichung von Nachhaltigkeitszielen am Herzen liegt, können hybride Meetings Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen.
Hybride Meetings nutzen oft fortschrittliche Technologielösungen für virtuelle Teilnehmer, wie z. B. hochwertige Videokonferenzen, interaktive Tools für die Zusammenarbeit und Sprachübersetzung in Echtzeit. Dies kann das gesamte Meeting-Erlebnis verbessern.
Da die Anreise zu Meetings für Teilnehmer aus der Ferne verkürzt wird, kann Zeit eingespart und in die Arbeit oder persönliche Aktivitäten investiert werden, was die Gesamtproduktivität steigern kann.
In Situationen wie Gesundheitskrisen oder Naturkatastrophen bieten hybride Meetings ein Sicherheitsnetz, das es Unternehmen ermöglicht, ohne Unterbrechung weiterzuarbeiten. Dies ist besonders wichtig für die Planung der Geschäftskontinuität.
Wenn hybride Meetings die Norm sind, können Unternehmen bei der Einstellung neuer Talente ihre Suche ausweiten. Hybride Meetings bedeuten, dass Personen aus dem Ausland für eine Stelle im Unternehmen in Betracht gezogen werden können, die möglicherweise über bessere Qualifikationen verfügen, als wenn der Standort Teil der Einstellungskriterien wäre.
Virtuelle Komponenten hybrider Meetings können leichter verfolgt und analysiert werden, was bei größeren Veranstaltungen hilfreich sein kann. Diese Daten können Aufschluss über das Engagement der Teilnehmer, die Teilnahmequoten und andere Kennzahlen geben. Dies könnte Ihnen helfen, fundierte Entscheidungen über künftige Sitzungen zu treffen.
Teilnehmer, die virtuell an Sitzungen teilnehmen, können ihr Berufs- und Privatleben besser vereinbaren, da sie nicht reisen müssen.
Während hybride Meetings unbestreitbar ihre Vorteile haben, gibt es im Vergleich zu persönlichen Meetings auch gewisse Nachteile. Hier sind einige der spezifischen Nachteile von hybriden Meetings im Vergleich zu herkömmlichen Meetings:
Die Durchführung von persönlichenpersönliche Besprechungen haben den zusätzlichen Vorteil, dass sie die Produktivität und die Zusammenarbeit durch den Einsatz effektiver Hilfsmittel wie Whiteboards und Flipchart-Tafeln verbessern, die den Teams helfen, gemeinsam Ideen zu entwickeln und auszutauschen.
Die Tatsache, dass hybride Besprechungen ihre Tücken haben, bedeutet jedoch nicht, dass Sie sie nicht in Betracht ziehen sollten, wenn Sie es nicht bereits getan haben. Um diesen Nachteilen entgegenzuwirken, sollten Unternehmen klare Richtlinien und Praktiken für hybride Arbeitsformen entwickeln, in Technologie und Schulungen investieren und der effektiven Kommunikation und Inklusion Vorrang einräumen, um ein ausgewogenes und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Hybride Meetings, bei denen persönliche und entfernte Teilnehmer kombiniert werden, sind aufgrund des technologischen Fortschritts und der sich wandelnden Arbeitswelt immer häufiger geworden. Um Ihre eigenen hybriden Meetings erfolgreich durchzuführen, sollten Sie die folgenden Tipps beachten:
Jedes hybride Meeting ist anders, daher ist es wichtig, dass Sie offen sind, Ihren Ansatz auf der Grundlage von Feedback und Erfahrungen anzupassen. Im Folgenden haben wir einige unserer besten Tipps für hybride Meetings zusammengestellt, die sich sowohl an Teilnehmer vor Ort als auch an Teilnehmer aus der Ferne richten, um die Zusammenarbeit und Kommunikation zu fördern.
Legen Sie klare Ziele für das Meeting fest und bestimmen Sie, wer vor Ort und wer aus der Ferne teilnehmen wird. Sobald Sie diese Informationen haben, können Sie die richtige Technologie und die richtigen Plattformen für das Meeting auswählen.
Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Geräte und Software vor dem Meeting eingerichtet und getestet wurden. Sie können auf einfache Weise Audio- und Videotests durchführen, um sicherzustellen, dass die Teilnehmer aus der Ferne richtig hören und sehen können.
Legen Sie Meeting-Etikette, wie z. B. das Stummschalten von Mikrofonen, wenn nicht gesprochen wird. Ermuntern Sie zu Beginn der Besprechung alle Teilnehmer, sich vorzustellen.
Teilen Sie den Teilnehmern die Tagesordnung, Dokumente und Präsentationen im Voraus per E-Mail mit. Dies hilft allen Teilnehmern, sich vorzubereiten, und reduziert den Zeitaufwand für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und Bildschirmen während der Besprechung.
Investieren Sie in qualitativ hochwertige Mikrofone und Kameras, sowohl für die persönliche als auch für die entfernte Umgebung. Sie sollten auch auf die richtige Beleuchtung achten, um die Videoqualität zu verbessern. In der Regel ist natürliches Tageslicht am besten geeignet.
Ermutigen Sie die Teilnehmer aus der Ferne, sich aktiv zu beteiligen, indem sie Fragen stellen, ihre Gedanken mitteilen und zu Diskussionen beitragen. Sie können Nebenräume oder virtuelle Umfragen nutzen, um die Teilnehmer einzubinden.
Aufzeichnung der hybriden Besprechung für diejenigen, die nicht in Echtzeit teilnehmen konnten, oder zur späteren Verwendung. Eine Aufzeichnung kann auch zusammen mit dem Sitzungsprotokoll verschickt werden, sobald dieses fertiggestellt ist.
Sorgen Sie schließlich für die Sicherheit und den Schutz der Privatsphäre der Sitzung, indem Sie sichere Videokonferenzplattformen verwenden und bewährte Verfahren zum Datenschutz befolgen.